Quelle est votre culture du "désherbage" ?

 Dans son livre "Getting Things Done" (GTD), David Allen donne des clés pour se libérer de la surcharge mentale et retrouver un bon niveau de productivité.

Le désherbage, ou la gestion des tâches en attente, est un principe fondamental du GTD. David Allen parle de la nécessité de "désherber" constamment notre environnement mental en prenant le temps de clarifier, organiser et agir sur chaque élément qui occupe notre attention.

Un frein à la productivité et à la prise de décision

Plusieurs grandes entreprises pratiquent déjà un "ménage de printemps" annuel, que ce soit sous forme de rationalisation des processus, de nettoyage des bases de données ou de recentrage stratégique. 

Ce processus nécessite un effort et un rendez-vous car plusieurs raisons psychologiques et pratiques poussent les humains à ne pas supprimer des choses, qu'il s'agisse d'informations, de données ou d'objets physiques. Il s’agit notamment de la peur de manquer une information (le célèbre FOMO – Fear Of Missing Out, bien entretenu par les réseaux sociaux), l'illusion d'utilité future ("ça pourrait me servir"), les capacités de stockage qui semblent quasi illimitées…

En entreprise, la peur de manquer une donnée clé ou de supprimer un document utile à quelqu’un d’autre pousse les collaborateurs à tout garder. De plus, certaines organisations encouragent une culture de conservation excessive par manque de processus clairs de gestion de l'information. Dans certains cas, supprimer peut aussi s’avérer compliqué : les fichiers sont parfois dupliqués dans plusieurs endroits, les bases de données mal organisées, la peur d'impacter d'autres systèmes ou personnes bien présente.

Les coûts de l'inaction

Pourtant, comme dans un jardin, ne rien supprimer étouffe ce qui compte vraiment. Accumuler des fichiers, des projets, des e-mails ou des processus obsolètes induit des coûts cachés, souvent sous-estimés :

. Un coût financier de stockage et de maintenance : plus on accumule, plus les frais augmentent, que ce soit pour le stockage numérique ou l’archivage papier.

. Un coût en temps puisqu’il devient plus difficile et plus long de retrouver ce qui est vraiment utile : chercher une information dans un océan de fichiers ralentit la prise de décision, gérer des courriels inutiles réduit la productivité, l’accumulation de tâches, documents ou projets obsolètes ralentit le travail quotidien.

. Un coût cognitif : l’excès d’information fatigue le cerveau et rend plus difficile la concentration et la prise de décision. Plus on garde, plus on est tenté de tout considérer, ce qui augmente le stress et la charge mentale.

. Un coût en opportunités : une entreprise qui n’élimine pas régulièrement les projets, les process ou données obsolètes peut avoir des difficultés à s’adapter aux nouvelles réalités du marché et à rester innovante.

. Un coût en sécurité enfin, puisque les données stockées inutilement peuvent être une faille : l’entreprise devient plus vulnérable aux cyberattaques et risque la non-conformité.

Trois actions clés

David Allen suggère trois pistes pour passer à l’action et libérer de l’espace pour l’essentiel :

-      Mettre en place un rituel de désherbage (suppression automatique des fichiers / tri périodiques des tâches et projets).

-      Appliquer les trois filtres : est-ce utile ? est-ce à jour ? est-ce essentiel ?

-      Fixer des règles claires de temps de conservation d’un document avant de l’archiver ou de le supprimer.